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外資系セールスマンの備忘録

意識低い系外資系サラリーマンの海外旅行記やノマド術を紹介

英語の電話対応に使える基本定番フレーズまとめ

東南アジアや欧米などの海外で
就職活動をする人が増えていますが、
そのほとんどがSkypeでの面接や
電話面接になるかと思います。

私も数社と電話をしましたが、
「あれ?英語でなんてでればいいんだ?」
と困ってしまったことがあります。

そこで、電話対応に使える定番フレーズを
紹介していきたいと思います。

英語の電話対応で注意すべきこと

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1, はっきりゆっくり話そう

発音よりも何よりも、これが一番大切です。

つい最近やってしまった失敗なのですが、
「英語に自信が無いし……」と、つい小声でモゴモゴ、
しかも焦って早口で話してしまいがちですが、
電話では相手の顔が見えないので、
先方にとってもこちらの言っていることが
非常に聞き取りづらくなります。

自信がなくてもハッキリ話すことを意識したほうが、
発音の良さにこだわるよりも断然伝わりやすいのです。

あまりに早口だと先方は「あ、この人、英語話せる!」
と思って、普通のスピードで返してきます。

私はここで終了しました。笑
アジアンイングリッシュの私には
ネイティブの英語はほんっとに何も理解できず。
英語の聞き取りに不安がある場合には、
あえてゆっくりすぎるくらいのスピードで話すようにしましょう。
早く話すことが大事なのではありません。
向こうも日本人のみんながみんな
ネイティブの発音・スピードで
話せるだなんて期待していませんしね。
(もちろん話せたほうがいいですが…)

2, 丁寧な単語を選ぼう

日常会話とビジネスや面折での会話の大きな違いは、表現の丁寧さです。
言葉選びによって相手に与える印象も変わってきます。
日常会話では “What’s your name?” と言ってもおかしくない場面でも、
フォーマルな会話では改まった表現を使いたいですね。
"May I ask your name?"など

“Could you”、”May I” や “please” を使うだけで一気に丁寧感がアップします。

イングリッシュビギナーと言っても
あまりにきつい印象を与えてしまうと、
心象がよくなく今後の付き合いにも響きます。
上記3つのクッション言葉は最低限使いましょう。

3, 日本語との表現の違いを把握しておこう

日本の会話で必ず出てくる「お疲れ浅間です」。
これを英語にしたら何て言うんだろう?と考えたことはありませんか?
実はこれにピッタリ当てはまる英語表現はありません。

また、日本語では謙譲語・尊敬語を使い分けますが、英語ではシンプルです。
「〜さん」「〜部長」「御社の〜氏」といった敬称も
基本的には「Mr.~』「Ms.~」で表すことができます。

日本語の表現を英語に直訳しようとせず、
英語での言い方を身につけようとすることによって、
英語の電話応対もスムーズになり、相手にも伝わりやすくなります。

英語の電話対応に使える定番フレーズまとめ

では、実際に使えるフレーズを見ていきましょう。

1, 他の人にかわる際

まずいきなり逃げるためのフレーズです。笑
相手先の心象を悪くするくらいなら、
他のイングリッシュスピーカーに変わりましょう。

英語が得意ではありません ”My English isn’t very good/strong.”
英語ができる人に代わります ”I’ll get someone who speaks English.”
少々お待ちください ”Please hold.” “One moment please.”
          “Could you hold for a moment/second?”
          “Could you please hold?”

このへんのフレーズを使っておけば先方も、
「All right」とか「Sure」と返してくれます。

大切なことは「◯◯するのでお待ちください」
と、伝えてから保留にすることです。
なぜ待たされるのか分からないままという状態は
先方に対してとても失礼です。
必ず「英語を話せる人に代わるので」と伝えましょう。

2, 自分自身で応対する

『電話に出る時』
お電話ありがとうございます ”Thank you for calling.”
“Good morning/afternoon.” “Hello”
A社 の◯◯(自分の名前)です ”A Co. This is ◯◯ speaking.”
ご用件は何でしょうか? ”How may I help you?”
どちらさまですか? ”May I ask who’s calling, please?”
誰に御用でしょうか? ”Who would you like to speak to?”

「お電話ありがとうございます」は
“Good morning/afternoon.” や
“Hello” などでも代用可能です。

『聞き取れない、聞き取りにくい時』

もう一度お願いします ”Could you say that again?”
もう少しゆっくり話してもらえますか? ”Could you please speak a little slower?”
                   “Could you please speak more slowly?”
もう少し大きな声で話してもらえますか? ”Could you please speak a little louder?”
                    “Could you please speak up?”

私は先日「もう一度お願いします」を「Sorry?」と
連呼してしまいましたが、日常会話みたいです。笑
やってしまいましたね〜…。「Excuse me?」のほうがマシでした。


『担当者が電話に出られる場合』
おつなぎします ”I’ll put you through.” “I’ll transfer you.”
◯◯(名前)におつなぎします ”I’ll put you through to Mr/Ms ◯◯.”
担当者におつなぎします ”I’ll put you through to the person in charge.”
△△部門におつなぎします ”I’ll put you through to the △△ department.”
少々お待ちください ”Please hold.” “One moment please.”
           “Could you please hold?”

ちなみに△△部門はDepartmentと表します。
企画部ならPlanning Department、
人事部ならHuman Resourse(HR) Department
のように表すことができますね。


『担当者が電話に出られない場合』
◯◯はただいま電話に出られません ”He/She is not available right now.”
◯◯はただいま席を外しております ”He/She is not at his/her desk at the moment.”
◯◯はただいまミーティング中です ”He/She is in a meeting right now.”
◯◯はただいま他の電話に出ています ”He/She is on another line right now.”
◯◯はただいま外出しております ”He/She is out of the office at the moment.”
◯◯はあと1時間で戻ります ”He/She will be back in an hour.”
◯◯は本日は不在です ”He/She is not in today.”
◯◯はすでに帰宅しました ”He/She has left for the day.”

担当者が電話に出られない場合、日本語では「あいにく〜です」や
「申し訳ございませんが〜」と言いますが、
英語でも各文章の文頭に “I’m afraid” を付け加えれば同じニュアンスに。
また、相手にどうしたいのかをたずねる表現は以下の通りです。

このままお待ちになりますか? ”Would you like to hold?”
後でかけ直していただけますか? ”Could you call back later?”
折り返しお電話させましょうか? ”Should I have him/her call you back?”
お電話をいただいたことをお伝えしておきます ”I’ll tell him/her you called.”


『伝言を受ける時』

伝言を受けるのはハードルが高そうですが、
回数を重ねて慣れるのが上達への唯一の方法です。
もし、相手の言っていることを聞いてみて分からなければ、
「もう一度言ってもらえますか?」や「もう少しゆっくり話してもらえますか?」
という表現を織り交ぜながら、挑戦してみましょう!

伝言をたまわりましょうか? ”Would you like to leave a message?”
もう一度お名前をいただけますか? ”May I have your name again?”
スペルを教えてもらえますか? ”How do you spell your name?”
                “Could you spell your name please?”
電話番号をいただけますか? ”May I have your phone/contact number?”
会社名をいただけますか? ”May I ask what company you are calling from?”
              “Where are you calling from?”
              “May I ask what company you are with?”
メールアドレスをいただけますか? ”May I have your email address?”
確認のため復唱します ”Let me repeat your information to make sure I got it right.”

まとめ

いかがでしたでしょうか?
以上のものは”教科書通りのフレーズ”ですが、
基本的な表現ですので、押さえておきたいものです。
全部覚えるのは難しいかもしれませんので、
プリントアウトやメモをして、
オフィスなどに貼っておきましょう。

私も電話の出方がわからなかったので、
「この人大丈夫かな…?」といった
印象を抱かれてしまいました。笑

最初に「得意でないのでゆっくり話してください」
などと加えておけば安心ですね。
私も「Could you speak more slowly, please」
などとお願いしています。

電話で英語を話すときは焦って
知ってるフレーズを早口で言ってしまいがちですが、
ゆっくり話すことを心がけていきましょう!